Para la conformación del Comité del Periodo Sabático, cada Escuela Nacional designará a un representante de entre su Facultad que haya participado previamente en el programa. Asimismo, el Senado Académico nombrará a una persona que funja como su representante, quien presidirá el Comité y realizará labores de coordinación. La Vicerrectoría de Facultad nombrará un representante que apoye al Comité en los procesos de gestión y comunicación.
La o el profesor deberá completar su expediente en el habilitador y notificar a su Representante del Periodo Sabático, quien lo hará llegar al Comité evaluador una vez que haya revisado que se cumple con los requisitos. El Comité del Periodo Sabático recibirá y analizará las solicitudes presentadas y seleccionará a las y los profesores que habrán de obtener su Periodo Sabático de acuerdo con las normas establecidas y el número de plazas disponibles.
Los dictámenes de otorgamiento emitidos por el Comité del Periodo Sabático deberán ser ratificados por la Decanatura Nacional de la Escuela. En caso de una resolución aprobatoria, el o la Generalista elaborará el kit para formalizar el permiso correspondiente y el Decano(a) Regional, Líder y Generalista se reunirán con la o el profesor solicitante para comunicar la noticia, firmar la documentación y formalizar el Periodo Sabático.